Privacy Notice
AGRIFUTURE Conference 2026 Privacy Notice
AGRIFUTURE Conference 2026 is a joint conference of the Ministry of Agriculture and Environment of Vietnam (MAE) and DLG, confirmed in writing between the parties.
Participation is by nomination. You received an invitation because an organizer nominated you. Your registration is complete only when you confirm it yourself and give your consent below. Nomination alone does not register you, and does not constitute your consent.
1. Who controls your data
Three organizations share responsibility for AFC26 participant data under a written joint controller arrangement. Which one is responsible for your data depends on how you were nominated.
| If you were nominated by | Your controller is | Jurisdiction |
|---|---|---|
| The Ministry of Agriculture and Environment, or you are a Vietnam-based participant, local sponsor, or tabletop exhibitor | Vietnam Agriculture and Nature News (VAN), acting under delegation from MAE | Vietnam |
| DLG, through its international network | DLG Markets Asia Pacific Co. Ltd. | Thailand |
Ministry of Agriculture and Environment of Vietnam Joint controller for the official delegate registry, protocol, and venue security [10 Ton That Thuyet Street, Cau Giay District, Hanoi, Viet Nam] · [pnmau@mae.gov.vn]
Vietnam Agriculture and Nature News (VAN) Joint controller for Vietnamese participants, local sponsors, and local tabletop exhibitors, acting under official delegation from MAE [14 Ngô Quyền, phường Hoàn Kiếm, TP Hà Nội, Viet Nam] · [nquynhchi.00@gmail.com]
DLG Markets Asia Pacific Co. Ltd. Joint controller for international participants and international partners [Unit 2002, 20th Floor, 1152 Rama 4 Road, Klong Toei, Bangkok 10110, Thailand] · [conference@dlg-asiapacific.com]
Consolidated participant list. To produce badges, plan session capacity, and organize the field visit, a limited set of fields is consolidated across both segments. The three organizers are joint controllers of that consolidated list and have allocated responsibilities between them in writing. You may request a summary of that allocation from either contact above.
Processor. The registration platform is operated by DLG Markets Asia Pacific Co. Ltd. on the organizers’ instructions under a written data processing agreement. The operator may not use your data for its own purposes.
Where to direct a request. You may contact either VAN or DLG Markets Asia Pacific. Whichever receives your request will act on it or pass it to the responsible controller, and will tell you that it has done so.
2. What we collect
Only what is needed to confirm your participation and run the conference.
| Field | Purpose | Required |
|---|---|---|
| Registration code | Identifies your nomination and nominating organizer | Yes |
| First name, last name | Identification, badge | Yes |
| Email address | Confirmation and conference communications | Yes |
| Country | Protocol, statistics, language routing | Yes |
| Title or position | Badge, programme planning | No |
| Organization | Badge, programme planning | No |
| Themes of interest | Parallel session capacity planning | No |
| Field visit participation | Transport, site access, safety | No |
| Phone number | Field visit coordination only — requested only if you join the field visit | No |
Sensitive personal data. We do not collect sensitive personal data as defined by the PDPL. Please do not enter identification numbers, health information, biometric data, or political or religious affiliation in any field.
We removed fields we did not need. Earlier drafts of this form collected a title prefix, badge display name, postal address, city, and company website. These have been deleted. Your badge name is generated from the name you enter, and you may amend it at the registration desk.
3. Why we process it
- To confirm your participation and record your consent
- To produce your conference badge
- To send you conference communications: joining instructions, programme updates, venue and logistical information, and changes to the schedule
- To plan capacity for plenary and parallel sessions
- To organize the hosted field visit on 30 October 2026, including transport, site access, and safety arrangements
- To provide the official delegate list to MAE for protocol and venue security
- To produce anonymous, aggregated participation statistics
- Where you consent separately, to publish images in which you appear, and to send you information about future DLG activities
Conference communications are the core purpose of this platform. If you confirm your participation you will receive operational messages about the conference you are attending. These are not marketing. If you no longer wish to attend, tell us and we will remove you.
4. Your consent
We process your data on the basis of your consent, given by you at confirmation.
You are asked for three separate consents:
- Conference delivery — required. Without it we cannot register you.
- Photography and filming — optional. You may attend without it.
- Future DLG activities — optional, and offered only to participants nominated through DLG’s international network.
Nothing is pre-selected. Consent 1 alone completes your registration.
A nomination is not consent. An organizer providing your name and email to nominate you does not register you and does not give consent on your behalf. Only you can do that. If you do not confirm, we delete your nomination record — see section 7.
Withdrawal. You may withdraw any consent at any time, and you may send your withdrawal to conference@dlg-asiapacific.com. Withdrawal is free and requires no explanation. Withdrawing consent 1 cancels your registration. Withdrawal does not affect processing already lawfully carried out.
Where consent is not required. In the limited cases where the PDPL permits processing without consent — for example to comply with a legal obligation or a lawful request from a competent authority — we apply a monitoring mechanism comprising appropriate protective measures, periodic risk assessment, regular compliance review, and a channel for receiving and addressing petitions.
5. Who receives your data
| Recipient | What they receive | Why |
|---|---|---|
| The other joint controllers | Fields needed for the consolidated participant list | Badge production, session capacity, field visit |
| Registration platform operator | Registration data | Processor, written agreement, no own use |
| Ministry of Agriculture and Environment | Name, organization, position, country | Official delegate registry, protocol, venue security |
| Hung Vuong Convention Center | Name, organization | Venue access control |
| Field trip and the transport provider | Name, organization, nationality, phone — field visit participants only | Site access, safety, insurance |
| Email and hosting providers | Contact data | Processors, written agreements |
| Competent Vietnamese authorities | As lawfully requested | Legal obligation |
We do not sell personal data. The sale and purchase of personal data is prohibited under the PDPL and we do not engage in it.
We do not give participant lists to sponsors, partners, or exhibitors. No sponsor, partner, tabletop exhibitor, or media organization receives a participant list, contact list, or data export at any time. If you choose to have your badge scanned at a partner’s tabletop, that specific act shares your name, organization, position, and email with that partner. The choice is yours and you may decline.
Media coverage. VAN is a co-organizer and also reports on the conference as a media organization. These are separate roles. Participant data VAN holds as co-organizer is not used for its editorial or subscriber activities. If VAN wishes to interview you or use your details editorially, it will ask you separately.
6. Transfers outside Vietnam
If your controller is DLG Markets Asia Pacific Co. Ltd., your data is processed in Thailand.
If your controller is VAN, your data is held in Vietnam. Limited fields for the consolidated participant list are transferred to DLG Markets Asia Pacific for badge production and field visit coordination.
For all transfers of Vietnamese participants’ data outside Vietnam we maintain a Transfer Impact Assessment as required by the PDPL, filed with the competent authority and reviewed at least every six months. Transfers are protected by written contractual safeguards, access controls limited to named personnel, and encryption in transit and at rest.
7. How long we keep it
| Data | Retention |
|---|---|
| Unconfirmed nominations | 30 days from invitation, then deleted |
| Declined nominations | Deleted immediately, except a record that the invitation was declined |
| Confirmed participant data | 24 months after the conference, then deleted or de-identified |
| Field visit phone numbers | Deleted 30 days after the conference |
| Images published with consent | Until you withdraw consent; removed from active channels on request |
| Consent records | Retained as evidence of compliance for the statutory limitation period |
| Financial and invoicing records | As required by applicable tax and accounting law |
De-identified data is outside the definition of personal data under the PDPL. We use de-identified data for long-term participation statistics.
8. Your rights
You may:
- Be informed how your data is processed
- Access your data and obtain a copy
- Correct inaccurate or incomplete data
- Withdraw any consent
- Request deletion of your data
- Request restriction of processing
- Object to processing
- Ask which third parties have received your data, and ask us to stop providing it
- Complain to the competent authority
Write to your controller in section 1, or use the manage your data and send it to conference@dlg-asiapacific.com. We acknowledge within 72 hours and complete your request without undue delay. If we cannot act on part of a request — for example where tax law requires retention — we explain why.
9. Your obligations
The PDPL also places obligations on you. Please provide accurate information, and respect other participants’ data: do not photograph, record, or collect the details of other participants without their agreement.
10. Security
Access is limited to named personnel on a need-to-know basis and is logged. Data is encrypted in transit and at rest. Every processor operates under a written data processing agreement. On-site staff use secured devices; participant data may not be held on personal devices or shared through consumer messaging applications.
11. Data breaches
If a personal data breach is detected, the responsible controller notifies the Cybersecurity and High-Tech Crime Prevention Department (A05) of the Ministry of Public Security within 72 hours of detection, and notifies affected individuals where required. The joint controllers are obliged to notify each other within 24 hours of detecting a breach so that this deadline can be met.
12. Changes
We may update this notice. If a change materially affects how we use data you have already given us, we will tell you directly and obtain fresh consent where required. Each version carries a version identifier, and the version you consented to is recorded against your registration.
Thông báo về Quyền riêng tư (Tiếng Việt)
Hội nghị AGRIFUTURE 2026 là hội nghị được đồng tổ chức bởi Bộ Nông nghiệp và Môi trường Việt Nam (MAE) và DLG, theo văn bản thống nhất giữa các bên.
Việc tham dự thực hiện theo hình thức đề cử. Bạn nhận được thư mời vì một đơn vị tổ chức đã đề cử bạn. Việc đăng ký của bạn chỉ hoàn tất khi chính bạn xác nhận và đưa ra sự đồng ý. Việc được đề cử không đồng nghĩa với việc bạn đã đăng ký, và không cấu thành sự đồng ý của bạn.
1. Ai kiểm soát dữ liệu của bạn
Ba tổ chức cùng chịu trách nhiệm về dữ liệu người tham dự AFC26 theo một thỏa thuận đồng kiểm soát bằng văn bản. Bên chịu trách nhiệm đối với dữ liệu của bạn phụ thuộc vào đơn vị đã đề cử bạn.
| Nếu bạn được đề cử bởi | Bên kiểm soát dữ liệu của bạn là | Thẩm quyền |
|---|---|---|
| Bộ Nông nghiệp và Môi trường, hoặc bạn là người tham dự, nhà tài trợ, đơn vị trưng bày tại Việt Nam | Báo Nông nghiệp và Môi trường Việt Nam (VAN), theo phân công của MAE | Việt Nam |
| DLG, thông qua mạng lưới quốc tế | DLG Markets Asia Pacific Co. Ltd. | Thái Lan |
Bộ Nông nghiệp và Môi trường Việt Nam Đồng kiểm soát đối với danh sách đại biểu chính thức, công tác lễ tân và an ninh địa điểm [10 Ton That Thuyet Street, Cau Giay District, Hanoi, Vietnam] · [pnmau@mae.gov.vn]
Báo Nông nghiệp và Môi trường Việt Nam (VAN) Đồng kiểm soát đối với người tham dự Việt Nam, nhà tài trợ và đơn vị trưng bày trong nước, theo phân công chính thức của MAE [14 Ngô Quyền, phường Hoàn Kiếm, TP Hà Nội] · [nquynhchi.00@gmail.com]
DLG Markets Asia Pacific Co. Ltd. Đồng kiểm soát đối với người tham dự và đối tác quốc tế [Unit 2002, 20th Floor, 1152 Rama 4 Road, Klong Toei, Bangkok 10110, Thailand] · [conference@dlg-asiapacific.com]
Danh sách người tham dự hợp nhất. Để in thẻ tham dự, tính toán quy mô các phiên họp và tổ chức chuyến tham quan thực địa, một số thông tin giới hạn được hợp nhất từ cả hai nhóm. Ba đơn vị tổ chức là bên đồng kiểm soát đối với danh sách hợp nhất này và đã phân định trách nhiệm bằng văn bản. Bạn có thể yêu cầu bản tóm tắt việc phân định này từ bất kỳ đầu mối nêu trên.
Bên xử lý dữ liệu. Nền tảng đăng ký do [tên pháp lý của đơn vị vận hành] vận hành theo chỉ dẫn của các đơn vị tổ chức, trên cơ sở thỏa thuận xử lý dữ liệu bằng văn bản. Đơn vị vận hành không được sử dụng dữ liệu của bạn cho mục đích riêng.
Nơi gửi yêu cầu. Bạn có thể liên hệ VAN hoặc DLG Markets Asia Pacific. Đơn vị nhận yêu cầu sẽ xử lý hoặc chuyển đến bên kiểm soát có trách nhiệm, và sẽ thông báo cho bạn.
2. Chúng tôi thu thập những gì
Chỉ những thông tin cần thiết để xác nhận sự tham dự và tổ chức hội nghị.
| Thông tin | Mục đích | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Mã đăng ký | Xác định đề cử và đơn vị đề cử | Có |
| Họ và tên | Nhận diện, thẻ tham dự | Có |
| Địa chỉ email | Xác nhận và liên lạc về hội nghị | Có |
| Quốc gia | Lễ tân, thống kê, phân luồng ngôn ngữ | Có |
| Chức danh | Thẻ tham dự, xây dựng chương trình | Không |
| Tổ chức | Thẻ tham dự, xây dựng chương trình | Không |
| Chủ đề quan tâm | Tính toán quy mô phiên song song | Không |
| Tham gia tham quan thực địa | Vận chuyển, tiếp cận địa điểm, an toàn | Không |
| Số điện thoại | Chỉ dùng cho tham quan thực địa — chỉ hỏi nếu bạn tham gia | Không |
Dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Chúng tôi không thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo định nghĩa của PDPL. Vui lòng không nhập số giấy tờ định danh, thông tin sức khỏe, dữ liệu sinh trắc học, hoặc quan điểm chính trị, tôn giáo vào bất kỳ trường nào.
3. Vì sao chúng tôi xử lý dữ liệu
- Xác nhận sự tham dự và ghi nhận sự đồng ý của bạn
- In thẻ tham dự
- Gửi thông tin liên lạc về hội nghị: hướng dẫn tham dự, cập nhật chương trình, thông tin địa điểm và hậu cần, thay đổi lịch trình
- Tính toán quy mô phiên toàn thể và phiên song song
- Tổ chức chuyến tham quan thực địa ngày 30 tháng 10 năm 2026, gồm vận chuyển, tiếp cận địa điểm và bảo đảm an toàn
- Cung cấp danh sách đại biểu chính thức cho MAE phục vụ lễ tân và an ninh
- Lập số liệu thống kê tổng hợp, phi định danh
- Khi bạn đồng ý riêng, công bố hình ảnh có bạn và gửi thông tin về hoạt động tương lai của DLG
Liên lạc về hội nghị là mục đích cốt lõi của nền tảng này. Nếu bạn xác nhận tham dự, bạn sẽ nhận các thông báo vận hành về hội nghị mà bạn tham dự. Đây không phải là thông tin tiếp thị. Nếu bạn không còn muốn tham dự, vui lòng thông báo và chúng tôi sẽ loại bạn khỏi danh sách.
4. Sự đồng ý của bạn
Chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn trên cơ sở sự đồng ý do bạn đưa ra khi xác nhận.
Bạn được hỏi ba nội dung đồng ý riêng biệt:
- Tổ chức hội nghị — bắt buộc. Không có nội dung này chúng tôi không thể đăng ký cho bạn.
- Chụp ảnh và ghi hình — không bắt buộc. Bạn vẫn có thể tham dự nếu không đồng ý.
- Hoạt động tương lai của DLG — không bắt buộc, và chỉ áp dụng cho người tham dự được đề cử qua mạng lưới quốc tế của DLG.
Không có mục nào được chọn trước. Chỉ cần nội dung 1 là việc đăng ký của bạn hoàn tất.
Đề cử không phải là sự đồng ý. Việc một đơn vị tổ chức cung cấp họ tên và email để đề cử bạn không đăng ký cho bạn và không thay bạn đưa ra sự đồng ý. Chỉ bạn mới có thể làm điều đó. Nếu bạn không xác nhận, chúng tôi sẽ xóa hồ sơ đề cử — xem mục 7.
Rút lại sự đồng ý. Bạn có thể rút lại bất kỳ nội dung đồng ý nào vào bất cứ lúc nào, qua đầu mối liên hệ tại mục 1 hoặc đường dẫn trong email chúng tôi gửi. Việc rút lại là miễn phí và không cần giải thích. Rút lại nội dung 1 sẽ hủy việc đăng ký của bạn. Việc rút lại không ảnh hưởng đến hoạt động xử lý đã được thực hiện hợp pháp trước đó.
Trường hợp không cần sự đồng ý. Trong những trường hợp hạn chế mà PDPL cho phép xử lý không cần sự đồng ý — ví dụ để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền — chúng tôi áp dụng cơ chế giám sát gồm các biện pháp bảo vệ phù hợp, đánh giá rủi ro định kỳ, kiểm tra tuân thủ thường xuyên, và kênh tiếp nhận, xử lý kiến nghị.
5. Ai nhận dữ liệu của bạn
| Bên nhận | Nhận thông tin gì | Vì sao |
|---|---|---|
| Các bên đồng kiểm soát khác | Thông tin cần cho danh sách hợp nhất | In thẻ, quy mô phiên họp, tham quan thực địa |
| Đơn vị vận hành nền tảng đăng ký | Dữ liệu đăng ký | Bên xử lý, có thỏa thuận văn bản, không dùng cho mục đích riêng |
| Bộ Nông nghiệp và Môi trường | Họ tên, tổ chức, chức danh, quốc gia | Danh sách đại biểu chính thức, lễ tân, an ninh |
| Trung tâm Hội nghị Hùng Vương | Họ tên, tổ chức | Kiểm soát ra vào địa điểm |
| DOVECO và đơn vị vận chuyển | Họ tên, tổ chức, quốc tịch, điện thoại — chỉ người tham gia tham quan | Tiếp cận địa điểm, an toàn, bảo hiểm |
| Đơn vị cung cấp email và lưu trữ | Dữ liệu liên hệ | Bên xử lý, có thỏa thuận văn bản |
| Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam | Theo yêu cầu hợp pháp | Nghĩa vụ pháp lý |
Chúng tôi không mua bán dữ liệu cá nhân. Việc mua, bán dữ liệu cá nhân bị nghiêm cấm theo PDPL và chúng tôi không thực hiện.
Chúng tôi không cung cấp danh sách người tham dự cho nhà tài trợ, đối tác hoặc đơn vị trưng bày. Không nhà tài trợ, đối tác, đơn vị trưng bày hay cơ quan báo chí nào nhận được danh sách người tham dự, danh sách liên hệ hoặc bản xuất dữ liệu vào bất kỳ thời điểm nào. Nếu bạn chủ động cho quét thẻ tại khu trưng bày của một đối tác, hành động đó sẽ chia sẻ họ tên, tổ chức, chức danh và email của bạn với đối tác đó. Quyền quyết định thuộc về bạn và bạn có thể từ chối.
Đưa tin báo chí. VAN là đơn vị đồng tổ chức và đồng thời đưa tin về hội nghị với vai trò cơ quan báo chí. Đây là hai vai trò riêng biệt. Dữ liệu người tham dự mà VAN nắm giữ với vai trò đồng tổ chức không được sử dụng cho hoạt động biên tập hay phát triển độc giả. Nếu VAN muốn phỏng vấn bạn hoặc sử dụng thông tin của bạn cho mục đích biên tập, VAN sẽ hỏi ý kiến bạn riêng.
6. Chuyển dữ liệu ra ngoài Việt Nam
Nếu bên kiểm soát của bạn là DLG Markets Asia Pacific Co. Ltd., dữ liệu của bạn được xử lý tại Thái Lan và có thể được DLG tại Đức truy cập.
Nếu bên kiểm soát của bạn là VAN, dữ liệu của bạn được lưu giữ tại Việt Nam. Một số thông tin giới hạn phục vụ danh sách hợp nhất được chuyển cho DLG Markets Asia Pacific để in thẻ và phối hợp tham quan thực địa.
Đối với mọi hoạt động chuyển dữ liệu của người tham dự Việt Nam ra ngoài lãnh thổ, chúng tôi lập và duy trì Đánh giá tác động chuyển dữ liệu theo yêu cầu của PDPL, gửi cơ quan có thẩm quyền và rà soát ít nhất mỗi sáu tháng. Việc chuyển dữ liệu được bảo vệ bằng cam kết hợp đồng, kiểm soát truy cập giới hạn cho nhân sự được chỉ định, và mã hóa khi truyền và khi lưu trữ.
7. Thời gian lưu giữ
| Dữ liệu | Thời gian lưu giữ |
|---|---|
| Đề cử chưa xác nhận | 30 ngày từ ngày mời, sau đó xóa |
| Đề cử bị từ chối | Xóa ngay, chỉ giữ ghi nhận việc đã từ chối |
| Dữ liệu người tham dự đã xác nhận | 24 tháng sau hội nghị, sau đó xóa hoặc phi định danh |
| Số điện thoại cho tham quan thực địa | Xóa 30 ngày sau hội nghị |
| Hình ảnh đã công bố khi có đồng ý | Đến khi bạn rút lại đồng ý; gỡ khỏi các kênh đang hoạt động khi có yêu cầu |
| Hồ sơ về sự đồng ý | Lưu làm bằng chứng tuân thủ trong thời hiệu pháp luật |
| Hồ sơ tài chính, hóa đơn | Theo quy định pháp luật về thuế và kế toán |
Dữ liệu đã phi định danh không thuộc phạm vi dữ liệu cá nhân theo PDPL. Chúng tôi sử dụng dữ liệu phi định danh cho thống kê dài hạn.
8. Quyền của bạn
Bạn có quyền:
- Được biết dữ liệu của mình được xử lý như thế nào
- Truy cập và nhận bản sao dữ liệu
- Chỉnh sửa dữ liệu không chính xác hoặc chưa đầy đủ
- Rút lại sự đồng ý
- Yêu cầu xóa dữ liệu
- Yêu cầu hạn chế xử lý
- Phản đối việc xử lý
- Hỏi những bên thứ ba nào đã nhận dữ liệu của bạn, và yêu cầu ngừng cung cấp
- Khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền
Vui lòng gửi yêu cầu đến bên kiểm soát tại mục 1, hoặc dùng đường dẫn Quản lý dữ liệu của bạn trong email chúng tôi gửi. Chúng tôi xác nhận trong 72 giờ và hoàn tất yêu cầu không chậm trễ. Nếu không thể thực hiện một phần yêu cầu — ví dụ khi pháp luật thuế yêu cầu lưu giữ — chúng tôi sẽ giải thích lý do.
9. Nghĩa vụ của bạn
PDPL cũng đặt ra nghĩa vụ cho bạn. Vui lòng cung cấp thông tin chính xác và tôn trọng dữ liệu của người tham dự khác: không chụp ảnh, ghi âm, ghi hình hoặc thu thập thông tin của người khác khi chưa có sự đồng ý của họ.
10. An toàn dữ liệu
Quyền truy cập được giới hạn cho nhân sự được chỉ định theo nguyên tắc cần biết và được ghi nhật ký. Dữ liệu được mã hóa khi truyền và khi lưu trữ. Mọi bên xử lý hoạt động theo thỏa thuận xử lý dữ liệu bằng văn bản. Nhân sự tại hiện trường sử dụng thiết bị được bảo mật; dữ liệu người tham dự không được lưu trên thiết bị cá nhân hoặc chia sẻ qua ứng dụng nhắn tin thông dụng.
11. Sự cố dữ liệu
Khi phát hiện sự cố về dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát có trách nhiệm thông báo cho Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05), Bộ Công an, trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện, và thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng khi được yêu cầu. Các bên đồng kiểm soát có nghĩa vụ thông báo cho nhau trong vòng 24 giờ kể từ khi phát hiện sự cố để bảo đảm thời hạn này.
12. Thay đổi
Chúng tôi có thể cập nhật thông báo này. Nếu một thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến cách chúng tôi sử dụng dữ liệu bạn đã cung cấp, chúng tôi sẽ thông báo trực tiếp và xin lại sự đồng ý khi cần. Mỗi phiên bản có mã định danh riêng, và phiên bản bạn đã đồng ý được ghi nhận kèm hồ sơ đăng ký của bạn.
